Управленческий учёт в строительной компании отвечает на три вопроса, на которые бухгалтерия не отвечает: сколько заработал каждый объект, куда ушли деньги и хватит ли их до следующего платежа заказчика. Бухгалтерский учёт нужен для налоговой и закрывается с опозданием, а решения по объекту надо принимать сейчас. В этой статье — как устроить такой учёт в Excel, готовый шаблон и честный разбор, когда таблицы достаточно, а когда она начинает врать. Всё это одинаково работает для новой стройки, ремонта квартир и офисов и капитального ремонта.
Что считать: минимум, без которого учёт бесполезен
Многие начинают с большой таблицы на десятки статей и бросают через месяц. Рабочий минимум намного меньше.
Объект — главная единица учёта. Каждая оплата и каждое поступление привязаны к договору. Если расход нельзя отнести к объекту (офис, бухгалтер, реклама), он идёт на отдельную строку «Общие расходы», а не размазывается по объектам.
Четыре статьи затрат. Материалы, работы (свои и субподрядчики), техника и доставка, прочее. Этого хватает, чтобы увидеть, где именно уходит прибыль. Дробить дальше стоит, когда эти четыре уже ведутся без пропусков.
План из сметы. Без плана факт ни о чём не говорит: 1,4 млн ₽ на материалы — это много или мало? Только сравнение со сметой даёт ответ.
Два разных показателя: прибыль и деньги. Прибыль показывает, заработали ли вы на договоре. Деньги показывают, можете ли заплатить поставщику в пятницу. На стройке они расходятся постоянно, и путать их опаснее всего.
Пример таблицы: три объекта
Вот как выглядит сводка небольшой компании в конце октября. Данные условные, но типичные. Все три договора завершаются, новых затрат по ним почти не ждём.
| Объект | Цена договора, ₽ | План затрат, ₽ | План прибыли | Факт затрат, ₽ | Прибыль по факту |
|---|---|---|---|---|---|
| Ремонт офиса 180 м² | 3 200 000 | 2 560 000 | 640 000 (20,0%) | 2 735 000 | 465 000 (14,5%) |
| Капитальный ремонт подъезда | 1 850 000 | 1 517 000 | 333 000 (18,0%) | 1 628 000 | 222 000 (12,0%) |
| Ремонт квартиры 72 м² | 1 450 000 | 1 102 000 | 348 000 (24,0%) | 1 061 000 | 389 000 (26,8%) |
| Итого по объектам | 6 500 000 | 5 179 000 | 1 321 000 (20,3%) | 5 424 000 | 1 076 000 (16,6%) |
Из таблицы сразу видно то, что без неё не видно. Компания планировала заработать 1 321 000 ₽, а заработала 1 076 000 ₽: разница 245 000 ₽. Два объекта ушли в перерасход, а квартира, наоборот, принесла больше плана. После общих расходов (180 000 ₽ за месяц) остаётся 896 000 ₽, или 13,8% от выручки.
Теперь та же компания с другой стороны — деньги:
| Объект | Получено от заказчика, ₽ | Оплачено, ₽ | Деньги по объекту, ₽ | Заказчик ещё должен, ₽ |
|---|---|---|---|---|
| Ремонт офиса 180 м² | 2 000 000 | 2 735 000 | −735 000 | 1 200 000 |
| Капитальный ремонт подъезда | 900 000 | 1 628 000 | −728 000 | 950 000 |
| Ремонт квартиры 72 м² | 1 450 000 | 1 061 000 | +389 000 | 0 |
| Общие расходы | — | 180 000 | −180 000 | — |
| Итого | 4 350 000 | 5 604 000 | −1 254 000 | 2 150 000 |
Прибыль почти 900 тысяч, а в деньгах компания в минусе на 1,25 млн ₽: она профинансировала заказчиков из своего кармана или в долг. Именно так прибыльные подрядчики и попадают в кассовый разрыв. Поэтому в сводке нужны обе таблицы.
Шаблон: как устроить учёт в Excel
Мы собрали этот пример в готовый файл: скачать шаблон управленческого учёта (Excel). Цифры из таблиц выше в него уже внесены, чтобы было видно, как он работает, потом их можно удалить. В файле три рабочих листа:
- «Объекты» — одна строка на договор: цена и план затрат по четырём статьям из сметы.
- «Операции» — одна строка на каждое поступление и каждую оплату: дата, объект и статья из выпадающего списка, сумма.
- «Сводка» — считается формулами: план и факт, отклонение, прибыль и деньги по каждому объекту, долг заказчика.
Главный принцип, который экономит часы, — данные вводятся только в «Операции», одной строкой на событие, а отчёты только считаются. Как только люди начинают править итоговый лист руками, цифрам нельзя верить.
Чтобы таблица не умерла через месяц, договоритесь о трёх правилах:
- Операции вносятся раз в неделю, в один и тот же день, одним ответственным.
- Нет объекта — нет оплаты: любой счёт перед оплатой получает объект и статью.
- Раз в месяц руководитель смотрит сводку вместе с прорабами и разбирает каждое отклонение больше 5%.
Чего шаблон не покажет
Честно о границах. Этот шаблон считает факт по оплатам. Значит, он не видит:
- Неоплаченные счета. Материал привезли и уже уложили, счёт ждёт оплаты — в таблице расхода ещё нет, а прибыль выглядит лучше, чем есть.
- Долг перед бригадой. Работа сделана, зарплата будет через две недели. То же самое.
- Материал на складе или на объекте. Купили на весь объём сразу — расход записан, хотя материал ещё не использован. Списание по факту ведётся отдельно, например через отчёт М-29.
- Дополнительные работы. Если они не оформлены с заказчиком, то затраты в таблице есть, а денег за них не будет, и план тихо уезжает.
Поэтому колонка «Прибыль» точна только по завершённому объекту. Для объекта в работе смотрите «Отклонение от плана» по статьям: оно показывает проблему раньше, чем итог.
Когда таблицы хватает, а когда пора уходить
Excel — не враг. Если у вас один-два объекта одновременно и всё ведёт один человек, таблица закрывает задачу почти бесплатно, и менять её незачем. Сложности начинаются при росте, и они предсказуемы:
| Признак | Что происходит на практике |
|---|---|
| Три и больше объекта одновременно | Операции вносятся пачкой за прошлую неделю, половину счетов приходится вспоминать |
| Данные вносят двое и больше | Появляются копии файла, формулы ломаются, непонятно, какая версия верная |
| Прораб покупает материал сам | Чеки приходят с опозданием на недели, а то и теряются |
| План живёт в смете, факт в таблице | Перенос вручную: смету пересчитали, а план в таблице остался старым |
| Заявки и счета идут через мессенджер | Счёт оплачен дважды или на материал, которого нет в смете, и никто этого не видит |
| Сводку смотрят раз в месяц | К этому моменту деньги уже потрачены, и исправить можно только следующий объект |
Если совпало три и больше пунктов, таблица уже стоит дороже программы: не в рублях за подписку, а в часах на сведение и в перерасходе, который заметили поздно. Посчитайте сами: сколько часов в неделю уходит на сбор чеков и сведение файла и какой перерасход нашёлся уже после сдачи последних объектов.
Суть перехода не в том, чтобы получить «более красивый Excel». Смысл в другом: заявка, счёт, оплата и акт становятся одной цепочкой, и факт появляется сам в момент события, а не когда кто-то сел заполнять таблицу.
Типичные ошибки
Считать прибыль как «получено минус потрачено». На объекте с авансом такая «прибыль» огромна в начале и исчезает к концу. Деньги и прибыль — разные показатели.
Вести учёт только по компании, без объектов. Общая прибыль выглядит нормально, а один убыточный договор съедает заработок двух других, и никто этого не знает.
Не закладывать общие расходы. Объект с прибылью 10% при общих расходах компании 12% от выручки на самом деле убыточен.
Оставлять план без изменений после доп. соглашения. Цена договора выросла, план нет, и отклонение перестаёт что-либо значить.
Частые вопросы
Чем управленческий учёт отличается от 1С? 1С в большинстве компаний ведёт бухгалтерия для отчётности: там важны документы и налоги, а срез «прибыль по объекту сегодня» надо настраивать отдельно. Управленческий учёт можно вести параллельно, и он не обязан совпадать с бухгалтерским до копейки.
С чего начать, если учёта нет вообще? С текущих объектов: внесите цену договора, план из сметы и все оплаты за последний месяц. Прошлые годы восстанавливать не нужно, полезнее начать вести с сегодняшнего дня.
Подойдёт ли это для капитального ремонта? Да, логика та же. Обычно приходится внимательнее следить за деньгами: при работе с заказчиком-организацией оплата часто идёт после принятия КС-2, и разрыв между затратами и поступлениями длиннее.
Как часто смотреть сводку? Отклонения по объектам в работе — раз в неделю. Итоговую прибыль по компании — раз в месяц.
Как это делается в СЕМТАК
В СЕМТАК план прибыли договора складывается из сметы и цен исполнителей, а факт появляется сам: принятые заказчиком КС-2, акты исполнителей, счета поставщиков, табель и касса. Позиция счёта, которой нет в смете, сразу отмечается как «сверх сметы», а прогноз показывает, сколько прибыли осталось с учётом перерасхода. Отдельный блок показывает деньги по договору, чтобы прибыль и остаток не путались. Прораб отправляет отчёты и заявки с телефона, поэтому не нужно собирать чеки в конце месяца. Попробовать можно бесплатно: демо-проект появится в аккаунте сразу после регистрации.